E-tip

De privacy van je medewerkers is erg belangrijk. Sinds 2018 gelden de richtlijnen die de AVG (algemene verordening gegevensbescherming) heeft opgesteld voor de bescherming van persoonsgegevens. In de AVG worden geen concrete termijnen genoemd, maar wel richtlijnen gegeven. Het uitgangspunt is: de werkgever mag gegevens niet langer bewaren dan nodig. Welke termijnen gelden hiervoor?
 
De AVG maakt hierbij een belangrijk onderscheid in:
 
1. Gegevens van sollicitanten
2. Gegevens van medewerkers
3. Gegevens van oud-medewerkers
 

1. Sollicitatiegegevens

Je moet de gegevens (sollicitatiebrief, curriculum vitae eventueel gemaakte opdrachten) binnen vier weken vernietigen. Je kunt de kandidaat wel expliciet om toestemming vragen om deze gegevens langer te behouden, bijvoorbeeld wanneer je verwacht op een later moment een geschikte functie te hebben voor deze persoon. De richtlijn voor het bewaren van deze informatie is één jaar.
 

2. Medewerker gegevens

Wanneer je iemand in dienst neemt krijg je te maken met veel persoonlijke gegevens van de diegene. Om de belangrijke informatie te bewaren en ordenen wordt een personeelsdossier aangelegd. Zo lang iemand in dienst is hoeft dit dossier alleen maar opgeschoond te worden wanneer er zaken zijn die niet meer van toepassing zijn (bijvoorbeeld een adreswijziging van een aantal jaar geleden).
 

3. Gegevens van oud-medewerkers

Voor de medewerker gegevens in het personeelsdossier gelden de volgende termijnen voor het verwijderen van gegevens:
 
2 jaar na beëindigen dienstverband:
1. De sollicitatiebrief
2. Het curriculum vitae
3. Opdrachten en/of assessments
4. Referenties van oude werkgevers
5. Correspondentie met betrekking tot de sollicitatie
6. Getuigschriften
7. De verklaring omtrent gedrag (VOG)
8. De arbeidsovereenkomst (zonder salarisafspraken)
9. Correspondentie over de functie
10. Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
11. Verslagen over (probleem)situaties die zich hebben voorgedaan
12. Correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV
13. Verslagen inzake de wet verbetering poortwachter
 
5 jaar na beëindigen dienstverband
1. Loonbelastingverklaringen
2. Een kopie van het identiteitsbewijs
 
7 jaar na beëindigen dienstverband
1. Basisgegevens
2. Salarisadministratie
3. Persoonlijke gegevens ex-medewerker
4. Datum indiensttreding
5. Arbeidsovereenkomst (met salarisafspraken)
6. Arbeidsvoorwaarden
7. Afstandsverklaring woon-werkverkeer
 
Bron: Loket.nl