E-tip 2022-1: Let ook bij gebruik van een directe bankkoppeling op de administratieve bewaarplicht
De laatste jaren is het gebruik van de directe bankkoppeling sterk toegenomen.
Het is dankzij deze koppeling immers eenvoudig om de bankmutaties snel en zonder tussenkomst van de rekeninghouder direct in de financiële administratie in te lezen. Maar de directe bankkoppeling ontslaat niet van de administratieve bewaarplicht.
In het kader van de bewaarplicht is het wel belangrijk dat er nog steeds “bankafschriften” worden bewaard, ook bij een controle door de fiscus worden deze nog steeds opgevraagd. De ingelezen mutaties in de financiële administratie vormen geen zuiver bankafschrift, ze kunnen uitgesplitst of samengevoegd zijn door de gebruiker. Daarom kunnen ze het bankafschrift niet vervangen als we kijken naar de bewaarplicht.
Het bewaren van de bankafschriften kan eenvoudig door vanuit de telebankieren omgeving van de gebruikte bank een “PDF”-bestand van het volledige jaar te downloaden. Doe dit wel per bankrekeningen zodat de aansluiting met de administratie eenvoudig is te maken. Bewaar deze “PDF”-bestanden op een veilige locatie.
Maak deze bestanden wel tijdig (bijvoorbeeld overzichten 2021 in januari 2022), de mutaties zijn bij de meeste banken 18 maanden op te vragen maar als deze periode voorbij is dan kan er een behoorlijke vergoeding door de bank in rekening worden gebracht als ze later alsnog moeten worden opgevraagd.
Boeken wij de administratie voor u en/of stellen wij de jaarrekening samen? Dan ontvangen wij natuurlijk graag een kopie van het “PDF”-bestand met de bankmutaties.
Bron: Tamek